1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, İŞKUR’da uygulanan KYS dokümanlarının hazırlanma, onaylanma ve revize edilme yöntemlerine ilişkin esas ve usulleri düzenlemektir.

2. KAPSAM

Bu prosedür, kalite politikası, kalite hedefleri, Mevzuat El Kitabı, Kalite El Kitabı, İşlemler El Kitabı ve Destek İşlemleri El Kitabı, kalite planlaması, prosedür, talimat, iş akış şeması, görev tanımları ve formların hazırlanış esaslarını kapsar.

3. TANIM VE KISALTMALAR

Doküman: Bilgi ve onu destekleyici ortam.

Proses: Girdileri çıktı haline getiren, birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı.

Prosedür: Bir faaliyeti veya bir prosesi icra etmek için belirlenen yol ve bunu anlatan doküman.

Talimat: Bir faaliyetin doğru olarak nasıl yapılacağını yalın bir dille anlatan doküman.

İş Akış Şeması: Bir faaliyetin nasıl yapıldığını sıralı ve şematik olarak anlatan doküman.

Görev Tanımı: Görev yetki ve sorumlukların belirtildiği doküman.

Formlar: Kalite kayıtları için veri tabanı oluşturan dokümanlar.

4. İLGİLİ DOKÜMANLAR

4.1. İç ve dış kaynaklı dokumanlar
4.2. Dokümanların Kontrolü Prosedürü (KYSP:02)
4.3. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KYSP:03)

5.UYGULAMA

5.1..Kalite El Kitabında tanımlanan KYS dokümanları MKK ve merkez birimlerince hazırlanır (KYSP:02).

5.2.Merkez birimleri, temel ve alt proseslerini belirleyerek, hangi aktivitelerin prosedür, talimat, iş akış şeması vb. olacağını tespit eder ve bu aktivitelerin kontrollü dokümanlarla yürütülmesini sağlar.


5.3.Kalite Yönetim Sistem dokümanlarının şekli Yönetim Temsilcisi tarafından oluşturulmuş olup, yazımları bu şekillere uygun olmak zorundadır.

5.3.1.Kalite Politikası KYSF:15-1, Kalite Hedefleri KYSF:15-2 ve Kalite Yönetim Sistemi planlaması KYSF:15-3 no’lu formlara uygun yazılır. KYS planlaması KYSF:15-3 ile hedeflerin planlanıp uygulanması ve takibi için ise KYSF:15-5 formları, görev tanımları için ise Ek 6-11’de verilen şekilde hazırlanır.

5.3.2.Mevzuat El Kitabı Şekli;

-Yazı karakteri Times New Roman tipi ve 10 punto olacaktır,
-Başlıklar ve değişiklik yapılan maddeler koyu yazılacaktır. (Örnek: Değişik:31/5/2000-4571/md. Ya da Ek: 4/10/2000 617 KHK/38.md. şeklinde)
-Sayfanın sağ alt köşesinde bölüm ve sayfa numarası (III.21 gibi) yer alacaktır,

5.3.3.İşlemler El Kitabı ve Destek İşlemleri El Kitabı Şekli;

-Yazı karakteri Times New Roman tipi ve 11 punto olacaktır,
-Başlıklar ve değişiklik yapılan maddeler koyu yazılacaktır. (Örnek: Değişik:31/12/2002 tarih ve 14567 sayılı yazı, şeklinde)
c-Sayfanın sağ alt köşesinde bölüm ve sayfa numarası (3-21 gibi) yer alacaktır,

5.3.4.Kalite El Kitabı, prosedürler, talimatlar ve iş akış şemaları ekli şekillerde yazılarak onaylanır. Merkez Kalite Kurulunca hazırlanan dokümanlarda gözden geçiren bölümünde Yönetim Temsilcisi, onaylayan bölümünde Genel Müdür; merkez birimlerinde hazırlananlarda, gözden geçiren bölümünde şube müdürü, onaylayan bölümünde birim amiri imzası bulunur (Ek şekiller: 6.7 ile 6.10 arası). Formlar ek 6.12 sayfa şekillerde düzenlenir.

5.3.5.İçeriği revize edilebilir dokümanlarda (örn:İç Tetkik Planı, Kalite Hedef Planı, prosedür, talimat vb.) yer alan revizyon bantları içerik revizyonunu gösterir. Bu revizyonlar dokümanın içeriğini hazırlayan birimce yapılır. Dokümanların sayfa şekillerindeki revizyonlar ise bantların altında bulunan form revizyon no ve form revizyon tarihi bilgileri ile gösterilir ve bu revizyonlar, dokümanın şeklini hazırlayan merkez birimi tarafından yapılır.

İçeriği revize edilemez dokümanlarda (örnÖF talep formları, uygunsuzluk tespit formu, toplantı formu, DÖF Takip Çizelgesi vb.) ise; içerik revize edilemeyeceğinden, revizyon bantları sadece sayfanın şeklindeki revizyonları gösterir ve bu revizyonlar dokümanın şeklini hazırlayan merkez birimi tarafından yapılır.

5.4.Kurum içinde yapılan ve Kurum tarafından düzenlenen toplantılar ile iç tetkik açılış ve kapanış toplantılarında Toplantı Katılım Formu (KYSF:15-4) kullanılır.



5.5.KYS planı, hedef planı, hizmet içi eğitim planı ile düzeltici ve önleyici faaliyet talep formları gelen evrak kaydına alınarak, şube müdürü ve diğer üst yöneticilerce ilgilisine havale edilir. Ayrıca, Genel Müdürlük merkez birimleri tarafından, taşra birimlerine internet kanalıyla gönderilen talimatlar da gelen evrak kaydına alınarak, il müdürünce ilgili birime/personele havale edilir.

6.EKLER

6.1.Kalite Politikası Formu (KYSF:15-1)
6.2.Kalite Hedefleri Formu (KYSF:15-2)
6.3.KYS Planlaması Formu (KYSF:15-3)
6.4.Toplantı Katılım Formu (KYSF:15-4)
6.5.Kalite Hedef Plan Formu (KYSF:15-5)
6.6.Kalite El Kitabı Kapak Sayfası Şekli
6.7.Kalite El Kitabı Sayfa Şekli
6.8.Prosedür Sayfa Şekli
6.9.Talimat Sayfa Şekli
6.10.İş Akış Şeması Sayfa Şekli
6.11.Görev Tanımları Sayfa Şekli
6.12.Form Sayfa Şekli